Produtividade – Como acabar com as interrupções no trabalho

Nos escritórios abertos, conseguir se concentrar no trabalho virou coisa rara. Saiba como defender-se do excesso de comunicação que mina os resultados

A interrupção é uma praga para a produtividade do profissional. Segundo estudos de ciência cognitiva, o ser humano demora em média 15 minutos para restabelecer a concentração após uma interrupção. Hoje, em um ambiente de trabalho em que as pessoas são interrompidas permanentemente por telefonemas, e-mails, comunicadores instantâneos e redes sociais, sem contar as reuniões, manter o foco no que é importante é quase impossível. O resultado da baixa produtividade — estima-se que o excesso de interrupção diminua em 40% nosso poder de realizar — é que estamos entregando um serviço de pior qualidade. E, obviamente, voltando para casa insatisfeitos ao fim de mais um dia de trabalho.

Um novo livro, lançado este ano no Brasil, mostra que a tecnologia da informação é, sim, um grande vilão da produtividade, mas não é o pior deles. Para a advogada e escritora americana Susan Cain, autora de O Poder dos Quietos (Ed. Agir, 352 páginas, 22,90 reais), a arquitetura corporativa prejudica mais a concentração do que as mensagens eletrônicas e a telefonia. Isso porque normalmente trabalhamos em espaços abertos que, intencionalmente, facilitam a convivência, a abordagem e a comunicação.

Sim, essas características sempre foram tratadas como um avanço na representação do espaço de trabalho por trazerem um ar de democracia e liberdade. Mas há problemas também, que são pouco discutidos. “Trabalhamos em escritórios com pouco descanso do barulho ou do olhar dos colegas”, diz Susan.

Interação sem paredes

A ideia de derrubar as paredes nas organizações é nobre, pelo menos na teoria. Consta que esse modelo de arquitetura foi desenvolvido no Japão, país onde o respeito à hierarquia é maior, e os escritórios de espaços amplos foram uma forma de estimular a interação. A mensagem colou no mundo inteiro, turbinada na crença de diminuir a distância entre o corpo executivo e a base, facilitando o fluxo de informações. Virou padrão mundial.

“Sem as paredes, os ambientes de trabalho se tornaram mais ruidosos e caóticos, e as trocas de ideias, mesmo sendo efetivas, passaram a não ter hora para acontecer”, diz Emerson Ciociorowski, coach e consultor de empresas. “Em culturas em que as pessoas já têm dificuldade de concentração, como a brasileira, isso é um problema.”

Obviamente, ninguém imagina uma volta ao passado das empresas cheias de divisórias, mas Susan coloca em dúvida a eficácia da comunicação “forçada” dos espaços abertos. A melhor solução para a autora seriam escritórios privados, com locais públicos de interação.

Embora produza interrupções, a tecnologia também contribui para aumentar a produtividade. Basta pensar em como ela facilita e acelera a comunicação. Por isso, evitar a tecnologia não é a solução. A saída é controlar melhor os contatos para manter a concentração, como reservar horários para lidar com o e-mail ou redes sociais. Embora leve o mesmo tempo, terá um impacto positivo na manutenção do foco.

Acabe com as distrações – Como se blindar das interrupções do dia a dia:

Não Atenda!

O toque do telefone faz o cérebro pensar que o assunto é urgente. Isso interrompe qualquer raciocínio, e retomar leva tempo. Por isso, simplesmente não atenda. A pessoa pode deixar um recado na caixa postal. Se for caso extremo, tire o aparelho do gancho.

Cópia inútil

Só envolva num e-mail quem realmente precisa dar opinião a respeito de um assunto. As pessoas detestam ser copiadas inutilmente. Com o chefe, você pode fazer o inverso: adicioná-lo em uma conversa, caso isso signifique interrompê-lo menos pessoalmente.

Fim de papo

O convívio social é importante, mas ficar de papo com o pessoal do escritório pode atrapalhar o departamento todo, e não só seu interlocutor. “Se for conversar sobre questões alheias ao trabalho, vá até o café”, diz Susan Cain no livro O Poder dos Quietos. Outra dica: converse com as pessoas em pé, assim você tende a terminar o papo mais rapidamente.

Fonte: Exame.com.br / 03 de julho 2012

Postado em: 4 jul 2012 com 0 comentários e 2.212 visitas

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